Client Onboarding Portal

Cuando empezamos a vender nuestras salsas y tortillas a restaurantes de Posadas, el pedido se coordinaba por mensajes de texto y planillas sueltas. Cada semana alguien olvidaba confirmar una caja de tortillas o el nivel de picor de una salsa, y eso retrasaba la entrega. El portal de bienvenida nació para ordenar ese desorden sin quitarle el trato personal que nos caracteriza.

La primera versión fue una página sencilla con tres secciones: datos de contacto del cliente, historial de pedidos y una guía de conservación de nuestros productos. Lo importante era que el restaurantero encontrara en un solo lugar la información que antes le llegaba por varios canales: qué salsa fermentada necesita reposo, cuánto dura la tortilla nixtamalizada en frío y cómo rehidratar los chiles que enviamos secos.

Después de dos meses de uso, agregamos un formulario de preferencias para que cada cocina registrara su nivel de picor habitual, los días de entrega que le funcionan y las cantidades aproximadas por semana. Eso nos permitió ajustar la producción y reducir el desperdicio de masa, porque ya no preparábamos lotes a ciegas.

Qué incluye el portal hoy

• Ficha de cliente con datos de facturación y puntos de entrega.
• Historial de pedidos con fechas, productos y notas de cada envío.
• Guía de conservación específica para salsas, tortillas y chiles secos.
• Formulario de preferencias de picor, porciones y frecuencia de compra.
• Registro de incidencias para reportar entregas incompletas o productos dañados.

El portal no reemplaza la conversación directa. Si un cliente quiere ajustar su pedido de última hora, sigue llamando al teléfono de siempre y alguien del equipo lo atiende. La herramienta solo ordena lo que ya hacíamos, para que nadie dependa de la memoria de una sola persona.

El siguiente paso es conectar el portal con nuestro calendario de ferias y mercados, para que los clientes mayoristas sepan cuándo no habrá entregas regulares por eventos. Esa información hoy se comunica por correo y a veces se pierde entre otros mensajes.