Seasonal Booking Workflow

Cuando abrimos la taquería, las reservas se anotaban en una libreta y se confirmaban por teléfono. Funcionaba hasta que llegaron los fines de semana largos y las ferias de comida callejera: el mismo jueves recibíamos cuarenta mensajes, quince llamadas y tres personas que aparecían sin avisar. El desorden no era culpa de nadie, pero tampoco podíamos seguir así.

El proyecto consistió en armar un flujo de reservas que distinguiera la temporada alta de la baja sin complicar la operación del local. No buscábamos una plataforma gigante ni un sistema de gestión completo; necesitábamos algo que el equipo pudiera usar detrás de la barra, con una tablet y sin perder tiempo.

Lo primero fue definir las reglas: cuántas mesas se reservan por turno, cuánto tiempo se sostiene una reserva sin confirmar y qué pasa cuando alguien llega tarde. Después probamos tres herramientas distintas durante un mes cada una. La primera era demasiado rígida, la segunda no se sincronizaba bien con el calendario del local y la tercera, aunque simple, no permitía bloquear fechas completas para eventos privados.

Al final nos quedamos con una combinación de formulario web, confirmación manual y recordatorio automático por mensaje. El formulario pide nombre, cantidad de personas, turno y si hay alergias o pedidos especiales. La confirmación la hace una persona del equipo, no un bot, porque muchas reservas incluyen preguntas sobre salsas, opciones vegetarianas o si podemos acomodar una silla de bebé.

El cambio más importante fue interno: cada domingo revisamos la semana siguiente y marcamos los días de alta demanda, los días de mercado y los feriados. Esa revisión de quince minutos evita que el sistema acepte reservas que después no podemos cumplir. También definimos un límite claro de reservas por turno, y lo que sobra queda para clientes que llegan sin reservar, que en nuestra cuadra son muchos.

• Formulario web con campos específicos: nombre, comensales, turno, alergias y notas de servicio.
• Confirmación manual por parte del equipo, con margen de dos horas para responder.
• Recordatorio automático enviado 24 horas antes, con opción de cancelar o modificar.
• Revisión semanal de capacidad según feriados, ferias y eventos del barrio.
• Bloqueo manual de fechas para eventos privados y catas de salsas.

El resultado no fue un sistema perfecto, pero sí predecible. Las reservas duplicadas desaparecieron, el equipo dejó de revisar mensajes a las once de la noche y los clientes saben exactamente qué esperar cuando reservan. También aprendimos algo que no estaba en el plan: la gente valora más una respuesta clara y rápida que un sistema elegante. Prefieren que les digas "no tenemos mesa a las ocho, pero sí a las nueve y media" a que les prometas una confirmación automática que nunca llega.

El flujo sigue ajustándose. Cada temporada cambia el ritmo: en verano hay más turistas, en otoño vuelven los vecinos y en invierno las reservas se concentran en los fines de semana. Lo que funcionó este año probablemente necesite ajustes el próximo, y eso está bien. El objetivo nunca fue eliminar el trabajo manual, sino hacerlo más claro y menos urgente.